La productividad de una empresa no solo se ve en la
manera efectiva de trabajo en equipo; también es necesario prestar atención a
los detalles, como la manera en la que se lleva a cabo la interacción entre las
personas de la organización y en cuánto tiempo pasan asistiendo a reuniones que
no son productivas.
Según un estudio de las universidades de California
y Minnesota, los ejecutivos invierten alrededor del 40% de su tiempo en juntas,
de las que en el 50% de los casos no son productivas.
¿Qué es una junta productiva? Toda aquella que
logra sus objetivos propuestos con la satisfacción total del equipo.
Para lograr una junta productiva, debe encaminarse
por estos tres grandes pasos:
Planifica:
-Establece el objetivo de la reunión, crea
una agenda efectiva y apégate a ella. Asegúrate que la agenda incluya paso a
paso los detalles de la junta.
-Determina el número de participantes. No incluyas
a las personas que no tendrán participación relevante, solo alargarás la junta.
-Establece fecha, hora y lugar. Intenta empezar puntual
y respeta los tiempos.
-Envía información previa. De esta manera los asistentes
estarán preparados sobre el tema a tratar y no se perderá tiempo en explicarles
en la misma junta.
Ejecuta:
-Presenta propuestas. Haz que el planteamiento o
problemas a resolver en la junta estén dichos de manera clara.
-Otorga responsabilidades. Indica la participación
que cada miembro del equipo debe tener y genera compromisos que deban cumplir cada
uno.
-Retroalimenta. Los participantes deben compartir lo
que aprendieron. Esto te ayudará a conocer si los asistentes captaron toda la
información o necesitan explicación adicional a un tema.
Evalúa:
-Productividad. Verifica que lo acordado en la reunión se esté llevando a cabo y que esté dando resultados; si no es así debes modificar algo para que ésta sea productiva.